Política de cancelación para tu negocio: texto listo para copiar

Para no tener que decidir con el cliente enfrente. Una política escrita convierte una discusión incómoda en un dato que la persona ya conocía. No existe para castigar: existe para que tú no tengas que improvisar un viernes a las tres de la tarde.

Tiene un segundo efecto, menos obvio y más útil: te obliga a decidir en frío. Con la clienta en la silla y el celular sonando, cualquiera cede. Con la regla escrita hace un mes, solo hay que leerla.

Y hay que decir lo que no hace. Una política no obliga a nadie. Si la persona no quiere pagar, no hay texto que la haga pagar. Lo que sí pasa es que casi todo el mundo cumple lo que sabía de antemano, y esa es toda la magia.

Depende de tres cosas: cuánto te cuesta una hora vacía, qué tan llena está tu agenda y qué tan conocido eres. No depende de lo estricto que seas de carácter.

No cobra nada. Su único trabajo es enseñarle a tu cliente que avisar es lo normal, y de paso ponerle un límite claro a la llegada tarde, que es el problema que nadie escribe y todo el mundo tiene.

Si no puedes venir, avísame con un día de anticipación y movemos la cita sin problema. No cobro nada por cancelar.

Te espero hasta 15 minutos después de la hora. Pasados esos 15, si tengo otra cita detrás, toca reagendar.

Con avisar a tiempo es suficiente.

Es la más usada y la que menos discusiones genera, porque no cobra nada nuevo: solo explica qué pasa con el abono que la persona ya mandó. Necesita que estés cobrando abono, claro.

Las citas se separan con un abono, que se descuenta del total el día de la cita.

Si avisas con un día de anticipación, te paso el abono a la fecha que quieras. Sin problema.

Si cancelas sobre la hora o no llegas, el abono se pierde. No es un castigo: esa hora la bloqueé solo para ti y ya no se la puedo dar a nadie más.

Te espero hasta 15 minutos. Pasados esos 15, si tengo cita detrás, toca reagendar.

Cuánto cobrar de abono, cómo pedirlo sin que suene a desconfianza y cómo recibirlo por Nequi o Daviplata está en cómo cobrar un abono para separar la cita.

Esta se usa cuando la hora perdida duele de verdad. Va escrita como condiciones, pero termina con una línea humana a propósito: sin ella se lee como un contrato de parqueadero y la gente no reserva.

Al reservar aceptas estas condiciones:

· Cancelas con más de 24 horas: sin costo. Movemos la cita a la fecha que quieras.
· Cancelas con menos de 24 horas o no llegas: se cobra el 50% del valor del servicio, y se paga antes de la siguiente cita.
· Llegas más de 15 minutos tarde: si tengo cita detrás, se reagenda y cuenta como cancelación tardía.

Esta hora se bloquea solo para ti y no se la puedo dar a nadie más. Por eso las condiciones.

Si algo se te complicó, escríbeme. Avisando a tiempo casi siempre se arregla.

En tres sitios, y no es repetir por repetir: cada uno atrapa a la persona en un momento distinto. El que la ve en la bio no es el mismo que la lee en el chat a las once de la noche.

Citas con abono · Cancelaciones con 24 h de aviso, o el abono se pierde

Para dejarla escrita en el asistente, va en el campo de datos útiles. Cómo se llena, campo por campo y con ejemplos, está en la guía del asistente.

Todo se juega antes, no después. Si el cliente vio la regla antes de reservar, el día que toque aplicarla no hay discusión: hay un recordatorio. Si no la vio, cualquier cosa que digas suena a que te la acabas de inventar.

1. 1

   Que la vea antes de confirmar

   No después de reservar, no en el recordatorio de la víspera. Antes. Es el único paso que de verdad no se puede saltar.

2. 2

   Repítela en una línea al confirmar

   Una sola, al final del mensaje de confirmación: «Recuerda que si no puedes, avísame con un día». Es lo que después te deja decir «como quedamos» sin sonar agresivo.

3. 3

   Cuando pase, recuérdala. No la defiendas

   Dos o tres renglones y ya. Explicarte de más te pone en posición de estar pidiendo permiso, y ahí es donde empieza la pelea.

4. 4

   Ten una excepción al año, no una por semana

   Se accidentó, se le murió alguien, se inundó el barrio. Pasa y se perdona. Lo que no puede pasar es que la excepción dependa de quién insista más.

El mensaje bueno tiene tres cosas: dice el hecho, dice la consecuencia y deja la puerta abierta. El malo tiene razón en todo y no sirve para nada, porque su verdadero objetivo no es cobrar sino desahogarse.