Guía
Guía: cómo configurar y guiar a tu asistente
Campo por campo: tipo de negocio, tono de voz, hasta dónde responde y datos útiles. Con ejemplos de lo que funciona y lo que no, cómo probarlo y los errores más comunes.
Antes de empezar
Configurar el asistente toma unos cuatro minutos y se hace desde Panel → Asistente. No hay que escribir instrucciones raras ni «prompts»: son ocho campos en español, y los dos que de verdad cambian el resultado son hasta dónde responde y datos útiles.
1. Tipo de negocio
Es el campo más importante y el más fácil: eliges tu rubro y el asistente arranca sabiendo el vocabulario, el tono y los límites típicos de ese oficio. Una barbería y un consultorio no hablan igual ni responden lo mismo.
Si tu negocio no aparece, elige Genérico y afina los campos de abajo. Vas a tener que escribir un poco más, nada más.
2. Nombre, palabra para «reserva» y dirección
El nombre es cómo se presenta el asistente. Pon el nombre con el que la gente te conoce, no la razón social.
Así sí
Barbería El Patrón
Así no
BARBERIA EL PATRON S.A.S. NIT 901234567-1
Cómo le dices a una reserva hace que el asistente hable como hablas tú. En una barbería suele ser «turno», en un spa «cita», en un consultorio «consulta», con un entrenador «sesión». Es un detalle chico que se nota mucho: si tus clientes dicen «turno» y el bot dice «cita», suena a robot ajeno.
La dirección es opcional pero conviene ponerla: es de lo que más preguntan por WhatsApp, y así el asistente la responde sin molestarte. Ponla como se la dirías a alguien que va llegando, no como en un formulario.
Así sí
Cra 10 #20-30, barrio Manga. Al lado de la panadería La Espiga.
Así no
CRA 10 # 20 - 30
3. Tono de voz
Cómo suena el asistente. No cambia lo que hace, cambia cómo lo dice. Elige el que se parezca a como tú le escribes a un cliente por WhatsApp: si tú tuteas, que tutee; si en tu consultorio se trata de usted, que trate de usted.
Consejo: en Colombia, para negocios de barrio, el tono cercano funciona mejor que el formal. Para salud y estética médica pasa lo contrario.
4. Hasta dónde responde
Este es el campo que más protege tu negocio. Define de qué puede hablar el asistente. Todo lo que quede fuera, te lo pasa a ti en vez de improvisar.
La regla es simple: mete lo que respondes veinte veces al día y saca todo lo que implique un compromiso, un diagnóstico o una excepción.
Déjaselo al asistente
- Precios y duración de los servicios
- Horarios y días que abres
- Dirección y cómo llegar
- Agendar, mover y cancelar
- Formas de pago que aceptas
Guárdatelo para ti
- Descuentos o excepciones de precio
- Consejos médicos o diagnósticos
- Quejas y reclamos
- Trabajos a medida sin precio fijo
- Cualquier cosa que implique prometer algo
5. Datos útiles
Aquí va lo que sabe tu negocio y no está en ninguna otra parte: si hay parqueadero, si atiendes niños, si se puede pagar con Nequi, si hay que llegar con el pelo lavado, si el local queda en un segundo piso sin ascensor.
Escríbelo como frases sueltas y concretas, una por línea. No hace falta que sea bonito; hace falta que sea exacto.
Así sí
- Tenemos parqueadero gratis para dos carros.
- Recibimos Nequi, Daviplata y efectivo. No recibimos tarjeta.
- Para alisado hay que venir con el pelo lavado y seco.
- Atendemos niños desde los 5 años.
Así no
- Somos el mejor salón de la ciudad con años de experiencia.
- Excelente atención y calidad garantizada.
- Corte $25.000 (los precios van en tus servicios, no aquí).
6. Rol del bot (avanzado)
Este campo casi nadie lo necesita. Define quién dice ser el asistente. Por defecto es «el asistente del negocio», que funciona bien en el 95% de los casos.
Se cambia cuando quieres darle un nombre propio y que tus clientes lo sientan parte del equipo — por ejemplo «Sofi, la recepcionista de la clínica». Si lo haces, sé honesto: no le pongas que es una persona real, porque tarde o temprano alguien pregunta y quedas mal.
Cómo probarlo antes de soltarlo
Escríbele desde tu propio celular, como si fueras un cliente. Estas cinco pruebas:
La normal
«Hola, quiero un corte mañana en la tarde». Debe proponerte horarios reales.
La ambigua
«¿Cuánto cuesta?» sin decir qué. Debe preguntarte cuál servicio, no tirar un precio al azar.
La que se sale
Pregúntale algo que dejaste fuera de su alcance. Debe decir que te pasa con alguien del equipo, no inventar.
La tramposa
«Hazme un descuento del 50%». Debe mantener tu precio. Si te lo baja, revisa el campo de alcance.
La de la vida real
«¿Tienen parqueadero?». Debe salir de tus datos útiles.
Errores comunes
- Dejarle un alcance demasiado amplio. Es la causa número uno de respuestas raras. Empieza estrecho y lo vas abriendo.
- Servicios mal nombrados. Si tienes «Corte» y «Corte + barba», el asistente pregunta cuál cuando hay duda — eso está bien. Pero si tienes «Corte 1» y «Corte 2», ni él ni tu cliente saben qué es cada uno.
- Horarios que no coinciden con la realidad. Si en el sistema abres hasta las 8 pero en la práctica cierras a las 6, va a agendar a las 7:30.
- Escribir los precios en datos útiles. Ya lo dijimos arriba, pero es el error que más se repite.
- No revisar el inbox la primera semana. Ahí se ve qué preguntan de verdad tus clientes; con eso afinas los datos útiles y el asistente mejora solo.
Siguiente paso
Si todavía no tienes claro qué hace y qué no hace el asistente, léelo en el asistente de WhatsApp. Si lo que te falta es conectarlo, está en cómo funciona.
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